【招标公告】宁德师范学院附属宁德市医院关于文书档案整理及数字化加工服务项目比选公告

现开展我院以下采购项目比选活动，欢迎国内符合条件的供应商前来参加。
一、项目概况
1.项目名称：宁德师范学院附属宁德市医院文书档案整理及数字化加工服务项目（2019年至2022年文书档案整理及数字化加工服务 ）。
2.经办部门：后勤管理科
3.最高限价：***元（大写：人民币肆万伍仟圆整），供应商报价高于最高限价按无效报价处理。
二、项目内容
（一）项目服务数量及内容：

项目名称	数量	单位	报价	备 注
文书档案整理	6000	件		备注：项目根据实际加工数量据实结算，1*A3折合2*A4幅面结算。
文书档案数字化（扫描）	40000	页
文书档案盒	150	个
项目总价
注：整理、扫描、档案盒数量以据实结算为准。

 
 
 
 
 
 
 
 
本项目计划完成以上数量的档案整理及数字化加工工作，包含档案原文数字化，档案条目录入、纠错，档案整理，档案还原装订等主要工作内容，项目全部完成后制作壹套备份数据盘，并将数字化档案数据导入到采购单位档案管理系统中。
注：数字化加工服务内容：文书档案保管期限为“永久”和“30年”。
（二）项目执行标准
1.国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；
2.国家档案局DAT31-2005《纸质档案数字化技术规范》；
3.国标DA/T18-1999《档案著录规则》；
4.国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理》；
5.国家标准及相关规范。
（三）技术要求
总体原则：保持档案原貌与原有联系，通过档案数字化，建立完整准确的数字化档案数据，并与现库对接。确保档案数据的准确性和完整性、档案实体的安全和档案信息的保密。
按照国家档案局关于档案归档立卷及档案数字化规定，执行具体技术要求如下：
1.整理及要求
（1）装订：归档文件以“件”为单位用不锈钢钉装订，较厚文件用三孔一线装订；
（2）分类：根据文件内容，结合具体事由分类，并划分保管期限；
（3）盖章：盖归档文件章，并填写全宗号、保管期限、年度等；
（4）编号：将同一年度、相同保管期限的档案集中，并按年度编写顺序号；
（5）装盒：所有整理好的档案归档装盒，并完善脊背盒面信息。
2.项目数字化加工及要求
（1）具体技术要求
①扫描方式：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
②扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。
③扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
④图像处理：对扫描的图像文件进行纠偏、去污、图像拼接、裁边等处理，保证扫描图像文件清晰、完整，符合一般阅读习惯；扫描形成的图像文件与实体档案数量相同，且保持准确的对应关系。扫描图像无杂质、黑边、黑线等，图像质量符合档案数字化标准规范要求。
⑤扫描时要保证档案资料的载体安全，如遇到档案中有类似于油印纸式的纸张时，一定要采取底面垫衬白纸进行扫描，获取最好的效果；对于纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的原件，必须使用平板扫描，不得使用滚筒进行，以免对档案造成损坏；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
⑥必须按照页码顺序扫描，不能有漏页、少页、或扫错页等现象；
⑦扫描内容完整，包括文件上的文本图片、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围；
⑧对于同一份档案，清晰度不同，特别是既有铅笔、也有钢笔、圆珠笔等多种笔体写的文字同时存在一页文件上时，要以文件主要部分的清晰为准，尽量采用一页多扫方式进行图像采集，然后再进行局部拼接合为一页；
⑨在扫描的过程中文件的起止页号一定要分辨清楚，杜绝出现错页现象，或扫描的电子文件份数与实物文件个数不对应现象；
⑩对于文件上所编写的页号一定要扫描清楚，以便质检和利用查看方便；
⑪扫描获取的图像，严格按照档号规则对文件进行命名，确保文件命名准确；
⑫档案著录：按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录。
进行目录著录时，要严格按照原始信息进行著录，文号、责任者、日期、页码内容不得遗漏；日期具体到年月日；目录在著录时要完全按照分件人员的结果进行著录；各字段的著录项要按照档案标准进行著录，不能少于所列标准的字段，每项字段中的文字录入格式一定要结合系统要求进行著录；在著录的过程中，如几个人同时往一个数据库中著录信息时，一定要将各种代码等问题进行格式统一，（如日期格式，文号格式等、机构等），严禁出现格式不同的情况；题名著录要求：对不符合题名著录的，必须进行修改完善。
（2）数据存储
扫描图像数据采用PDF格式存储，压缩品质“中”级。
（3）数据备份
交备份数据壹套用业主单位移动硬盘存贮。
（4）数据挂接
数据需完整并及时转换至宁德师范学院附属宁德市医院档案管理应用系统。做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。
（5）图像质量要求
①图像处理时首先要检查电子文件的年度、保管期限、件号等信息与实物档案文件是否相对应，若不对应，则应记录在案，并将记录返回扫描环节，再进行修正处理。
②图像处理时要仔细检查每页图像的页码是否准确、保证页码清晰、无漏失、不错页等。
③图像处理必须保持原文大小，对污损部分只可修复，不得裁剪。
④对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
⑥对于扫描图像幅面大于档案实际纸张时，需要更改图像文件的属性，确保图像文件的幅面大小统一。
⑦处理完成后的图片应清晰可见，颜色适中。
（6）图像数据质量检查
①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。保证图像文件的端正，看不出明显的倾斜现象，成品库中的数据允许的倾斜度不得大于±2°。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。确保大页面文件在分页扫描后分离图像的拼接无缺现象；确保扫描后的图像文件无黑边，主图文周边没有杂点及与文件内容无关的信息。
③发现原件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。确保图像中无漏扫、页码清晰、页码与纸质档案中的页码正确、清晰。
④发现扫描图像的排列顺序与原件不一致时，应及时进行调整。确保图像数据文件的件数与档案原件、录入件数一致，确保匹配准确。
⑤认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
⑥纠偏。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。对于个别歪斜度较大的页面需要采用手动纠偏进要严格注意电子文件的案卷号与档案卷皮上的案卷号是否相同；文件夹的命名是否准确（电子命名中不能出现空格等不规则符号）。
⑦去污。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。去污时，只去除图片上非档案本身内容，即图像周边的黑边、噪点、污点等杜绝把文字内容与正确的页码或其他有价值的原信息清除掉，处理过程中应遵循维持和展现原件原貌的原则。
⑧图像拼接。对大幅面纸质档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
⑨裁边处理。图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
三、评审办法
本项目采用最低评标价法。供应商响应文件满足本项目全部实质性要求且报价最低的供应商为成交候选人的比选方法。出现最低报价相同者则抽签决定成交人。
四、资质要求：
1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的投标人资格条件。
2.投标人须提供下列资质文件（提供加盖公章的复印件）。
（1）《企业法人营业执照》《税务登记证》《企业组织机构代码证》或三证合一的营业执照。
（2）《法人代表身份证明书》或《法人代表授权委托书》原件和身份证复印件。
（3） 投标人营业执照经营范围须有档案整理或档案数字化服务项目等。
（4） 投标人须提供至少两份与各单位签订的档案整理或档案数字化服务合同的业绩证明。
（5） 福建省档案服务机构备案证书复印件。
（6）本项目不接受联合体形式参与报价。
注:以上资质须为有效资质，否则将视为废标。
五、递交响应文件及样品
截止时间：2024年4月16日 16:00（北京时间）
地 点：宁德师范学院附属宁德市医院后勤管理科（东侨院区门诊五楼D区2室），逾期无效。
请供应商于2024年4月16日下午在截止时间前携带响应文件及样品到现场报名。
六、开标时间和地点
时间：2024年4月17日 9:30（北京时间）
地点：宁德市医院东侨院区门诊五楼D区会议室。
七、公告期限
从本公告发布之日起3个工作日。
八、联系方式
项目联系人：***   联系电话：0593-2292169
九、报价供应商须知
详见比选项目采购文件