【招标公告】福建中烟工业有限责任公司档案整理服务项目-询价函
所属地区：福建厦门市
发布日期：2024-10-24
【招标公告】福建中烟工业有限责任公司档案整理服务项目-询价函：本条项目信息由剑鱼标讯福建招标网为您提供。登录后即可免费查看完整信息。
基本信息
| 地区 |
福建 厦门市 |
采购单位 |
福建中烟工业有限责任公司 |
| 招标代理机构 |
厦门市公物投资管理有限公司 |
项目名称 |
福建中烟工业有限责任公司档案整理服务项目 |
| 采购联系人 |
*** |
采购电话 |
*** |
福建中烟工业有限责任公司档案整理服务项目-询价函
(招标编号:-)
项目所在地区:福建省,厦门市,思明区
一、招标条件
本档案整理服务已由项目审批/核准/备案机关批准,项目资金来源为其他资金-
招标人为福建中烟工业有限责任公司。本项目已具备招标条件,现招标方式
为其它方式,特邀请有兴趣的潜在投标人提出资格预审申请。
二、项目概况和招标范围
规模:档案整理服务,1项。
范围:本招标项目划分为1个标段,本次招标为其中的:
(001)档案整理服务;
三、投标人资格要求
(001档案整理服务)的投标人资格能力要求:详见附件;
本项目不允许联合体投标。
四、资格预审文件的获取
获取时间:从2024年10月23日11时00分到2024年10月30日17时29分
获取方式:详见附件
五、资格预审申请文件的递交
递交截止时间:2024年10月30日17时30分
递交方式:详见附件电子上传文件递交
六、资格预审开始时间及地点
资格预审开始时间:
资格预审地点:详见附件
评审办法:详见附件
七、其他
详见附件
八、监督部门
本招标项目的监督部门为-。
九、联系方式
招标人: 福建中烟工业有限责任公司
地 址:福建省厦门市莲岳路118号
联系人:-
电 话:一
电子邮件:一
招标代理机构:厦门市公物投资管理有限公司
地 址:厦门市湖滨南路81号光大银行大厦18楼
联系人: ***
电 话: ***
电子邮件: 894509166@qq.com
招标人或其招标代理机构主要负责人(项目负责入):仆
Q (签名)
招标人或其招标代理机构 (盖章)
采购询价函
各报价供应商:
受福建中烟工业有限责任公司委托,我公司进行“档案整理服务
丿 的询价工作,请各报价供应商按以下要求于2024年10月30日下午17:30
前将报价文件确认盖章,扫描成PDF格式文件并发送邮件至我司联系人电子邮箱(如多页须
加盖骑缝章),过后将不再受理。(本询价函非采购邀约,报价仅供参考。)
各报价供应商应在询价函基础上结合自身及市场情况按相应规定进行报价。
感谢贵司参与,如有意愿,请按附件第二部分回复函所要求格式,在规定时间内书面联
系回复,顺祝商祺!
联系人:***;电话:***;
邮箱:894509166@qq.com;
联系地址:厦门市湖滨南路81号光大银行大厦18楼
厦门市公物投资管理有限公司
2024年28日
3
第1页共11页
附件:
第一部分 采购内容及要求
1.1询价项目基本情况
表1、询价项目一览表
| 合同包 | 项目名称 | 项目内容 | 服务期限 |
| 1 响应。 | 档案整理 服务 | 详见本章 内容 | 自合同生效之日起至2027年11月30日。若前述期限届满，但 相关委托事项或双方权利义务尚未履行完毕的，双方同意 按合同约定将尚未完成的委托事项和权利义务继续履行完 毕。 |
| 备注：供应商必须对本项目的全部货物与服务进行报价响应，不得仅对部分货物或服务进行报价 |
1.2 服务内容与要求
1.2.1
根据采购人需求,报价供应商应到达采购人指定场所提供档案整理服务包括但不限于档案出
借、档案分类、卷内材料修整排序、档案编号、档案编目、档案数字化、档案装订、归还入库、
档案搬运等。其中关于档案搬运,若采购人有需求,报价供应商应根据采购人要求将全部档案
搬运并运输到采购人指定档案整理场所并按采购人要求完成整理和摆放。报价供应商应自行
配备档案整理相关的软、硬件设备包括但不限于高清高速数字化扫描设备、档案搬运设备等。
1.2.2项目工作量清单
| 序号 | 服务名称 | 服务内容 | 预估数量 |
| 1 | 合同档案 | 详见本章 | 2400卷 |
| 会计（账簿、报表）、产品档案、科研档 案、基建档案、设备档案、审计档案 | 300卷 |
| 会计凭证 | 3000卷 |
| 文书档案、专利档案、商标档案、实物档 案 | 24000件 |
| 照片档案 | 1050张 |
| 2 | 档案数字化费用（包括但不限于纸质档案 扫描、挂接系统及数据备份；A3、A2及大 | | 折算成A4：604500页 |
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于A2图幅的,按相应尺寸倍数折算价格,
预估数量已包含)
| 注：1、以上数量为预估数量，本项目最终根据验收通过及双方对账确认的报价供应商工作 | | | | |
| 及对应成交单价据实结算。 | | | | |
| 2、档案数字化按A4页面（单面）进行报价。合同履约过程中有扫描A3页面的按2张A4页面计 | | | |
| 价，有扫描A2页面的按4张A4页面计价，有扫描A1页面的按8张A4页面计价，以此类推 | | | |
| 3、此报价应包括整档耗材（包括但不限于1-5cm档案盒、0.5-2cm文书卷皮盒、2- | | | |
| 5cm会计凭证盒、光盘、硬盘等存储介质）、差旅、档案邮寄、档案修复等售后服务、质量保 | | | |
| 证措施等费用，采购人不再支付任何除增值税税费以外的一切费用。 | | | |
| 4、卷：本清单中“卷”指档案里的案卷，即由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷 | | | |
| 皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。一个案卷号即对应 | | | |
| | | | |
| 为一卷。 | | | | 一 |
| 5、件：本清单中“件”指归档文件的整理单位，以每份文件为一件，多个“件”可以组成 | | | |
| 个案卷。文件的“正文与定稿”视为一件、同理“正文与附件”、“原件与复制件”、“转 | | | |
| 发文与被转发文”、“来文与复文”，分别视为一件。此外，报表、名册、图册等每册（本 | | | |
| | | | |
| ）分别单独视为一件。 | | | | |
1.3工作模式
当采购人有档案整理服务的需求时,向报价供应商发出《档案整理服务通知书》即视为
委托函。报价供应商应按照《档案整理服务通知书》上列明的时间、地点及交付时限提供服务。
报价供应商拒绝开展档案整理服务的,采购人有权向第三方采购服务,且费用由报价供应商
承担。
1.4服务要求
1.4.1服务各环节要求
1.4.1.1档案出借:报价供应商接到采购人发出的“档案整理服务通知书”后,在规定时间
内来到采购人指定整理场所,办理档案出借手续,报价供应商向采购人提交《纸质档案整理出
借清单》载明出借档案内容和数量。
1.4.1.2档案分类:档案以件或卷为单位整理,采用年度、机构、保管期限等方法进行复式
分类,国家、行业及采购人有专门规定的从其规定(规定不一致的,以更严格者为准)。
1.4.1.3卷内材料修整要求
卷内材料修正排序包括组卷排序、去杂物、修补、托裱、展平、拟标题、编制页码。同一事
由中的文件,一般按文件形成先后顺序排列,国家、行业及采购人有专门规定的从其规定(规
定不一致的,以更严格者为准)。具体要求如下:
(1)卷内材料以A4规格为准(规格>A4的,折成A4规格,规格
(2)去除卷内材料中的书钉。
(3)卷内材料经校对无误后,对每页编上页码号,页码正确率不低于99%。
(4)整理过程中如有发现残存严重的档案材料,或者档案材料不完整,须立即报知采购人
档案管理员,进行装裱、翻拍等相应处理。
(5)对照所编写的文件和页码,编写卷内目录以及备考表,保证字迹清晰、端正,目录信息
正确率不低于98%,偶然出现的错误字节不影响达意。
(6)整理、对齐案卷材料,打孔、装订,保证装订牢固,卷内材料不松动、脱落,装订合格率
不低于98%。
(7)按标准编写卷宗封面,保证案卷信息内容正确、字迹、档号、编号印迹清晰、端正,正
确率不低于98%,偶然出现的错误字节不影响达意。
1.4.1.4档案编号要求
(1)档号的结构为:全宗号档案门类代码-年度保管期限-机构(问题)代码-
件号,国家、行业及采购人有专门规定的从其规定(规定不一致的,以更严格者为准)。
(2)档案编目:归档文件须逐件依据档号顺序编制归档文件目录,设置序号、档号、文号、
责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。制作打印备考表。归档文件目录除保存电子版
本外,还应打印装订成册,便于检索。
1.4.1.5档案数字化要求
报价供应商提供的数字化数据必须与采购人的档案信息管理系统实现数据对接。数字化
包括但不限于纸质档案扫描、登记、分类、著录、关联、挂接系统、嵌入、封装、聚合、传输、数
据备份、移交数据备份介质等过程。具体要求如下:
(1)此次加工档案均为全扫,扫描内容为本项目要求的所有档案。数字化加工形成的目录
数据库和图像数据能满足采购人档案信息管理系统的技术要求,能进行全文检索。
(2)需扫描的档案,页面破损严重无法直接进行扫描的,应先进行适当的页面修复;页面
折皱不平,影响扫描质量的,应先处理,以保证原档信息完整为前提。
(3)扫描分辨率为300dpi,对于字体较小,字迹模糊的档案,可适当提高扫描分辨率。选择
彩色扫描,采用局部深化技术解决。带插图的采用高分辨率彩色扫描技术将插图与文字一起
扫描,保证档案的历史面貌。
(4)质量:在原件上没有明显质量问题时,所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等
质量问题,对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点(如装订孔等)要进行修补。
(5)清晰度:扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅和过深,并且不得出现字迹笔画残缺
或字迹笔画叠合而影响阅读的情况,即使原档案存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致,也应
保证扫描图像可读,扫描留下的墨迹宽度不得超过0.1厘米,并且不能覆盖或影响书本正文内
容。
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(6)根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案需采用大幅面扫
描仪,页面尺寸在A3页面及以下(不含)的不可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;同页
有两个以上文件,需分别扫描,并进行并页处理。
(7)以卷为整理单位的档案应有案卷级、目录数据和卷内文件目录数据,以件为整理单位
的档案应有归档文件目录数据;
(8)档案目录数据应完整、准确、规范;符合采购人档案信息管理系统著录结构要求;
(9)档案数据文件格式应为DBF或XLS;
(10)档案数字图像和纸质档案应一一对应,不得缺漏或重份;确保每一份数字图像的文
件名与采购人的档案信息管理系统的文件级档号的一致性和唯一性;
(11)档案数字图像形成采用彩色扫描模式,分辨率不低于300dpi,数字图像应调整为阅
读方向;档案数字图像应完整、清晰、不失真、图像效果最接近档案原貌;
(12)档案数字图像应保存两种格式:一是用于储存备份的单页JPG格式,二是用于网络查
询浏览的双层PDF格式,两种格式应单独建立文件夹,不能交叉保存同一文件夹内;两种格式
各移交一套。
(13)移交备份:移交介质要求:移交介质为档案级光盘,数据量大的可用档案级蓝光光盘
报价供应商应做好数字化成果移交前的质量检查工作,确保移交数据的准确性、完整性、可
o
读性和安全性。报价供应商应按照《档案数字化光盘标识规范》(DA/T52
2014)的要求,对移交数字化成果光盘的盘盒纸和光盘盘面进行规范标识著录后,移交给采购
人。
(14)其他主要技术指标应符合《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)的规定。
1.4.1.6档案装订要求
报价供应商应事先检查移交的备份数据,检查无误后,报价供应商应将该卷中所有内容
分别归入原卷,按要求对档案实体进行装订。
(1)扫描完成后,应按照采购人档案装订规范进行装订,装订前要对所有业务档案进行全
面检查,按原孔对照装订,不能重新打孔。并保持档案页面排列顺序不变,案卷不掉页,保持
卷宗左边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印,并装订到案卷最前面。
(2)缺少卷内目录或原卷内目录不准确的案卷,应重新打印卷内目录,装订时可保留原卷
内目录。
(3)根据案卷原装订方式,靠装订边将文件整理整齐;没有足够装订位的页面,先用材质、
颜色相近的纸张加边;粘连不牢的浮贴等小页面档案,可用修裱专用浆糊加固避免脱落。
(4)尽可能利用原孔装订;若需重新打孔的,应沿装订边适当处进行操作,不可触及档案
内容。
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(5)逐卷检查档案装订质量,不得出现文件颠倒、顺序错误等问题。按合同5.1.3条款卷内
材料修整要求形成档案卷宗,不漏页、错页。
(6)档案装订时,要求按照档案整理规范验收后的成品目录打印卷内目录。按照卷宗内的
档案材料校对目录,正确率达100%。
(7)装订案卷左下方对齐,两边成直角,三孔一线,装订线先拉紧。
(8)形成相关的记录。
1.4.1.7归还入库:报价供应商将装订完毕的纸质档案归还给采购人,并向采购人提交《
纸质档案整理归还清单》装订还原后的档案经质检确认无误后,报价供应商应按照出库顺序
及新入库要求逐卷清点归还上架。如有遗漏应在3个日历日内补齐;如果丢失、毁损的则采购
人有权按照合同第8.5条追究报价供应商的违约责任。最终双方就档案归还情况核查完毕后,
列明档案丢失、毁损等情况并签字确认。
1.4.2服务团队人员要求
1.4.2.1报价供应商应根据工作量和处理要求安排具有一定档案整理经验的工作人员,
人员数量必须能保证项目在约定的时限内完成,且报价供应商至少应安排一名项目负责人及
一名技术服务人员。项目负责人须具有档案管理员或以上中级职称,技术服务人员应具有保
密行政管理部门颁发的涉密岗位资格证书、档案管理部门颁发的档案上岗证,并按要求提供
相应证书扫描件、报价供应商为其缴交的投标截止日期前连续六个月(不含投标当月及上一
个月,如投标截止日期为10月,连续六个月为2-
8月)的社保证明材料。新成立的企业缴纳社保时间不足的,应提供必要的说明,视为社保资料
符合要求。
1.4.2.2报价供应商应严格按照投标响应的人员提供服务。为保证服务质量和稳定性,报
价供应商服务团队成员在档案整理服务过程中不得随意更换,如有特殊原因确实需要更换(
如离职、生病、休假等)的,报价供应商应提前7
个日历日向采购人提出,经采购人同意后于3个日历日内做好人员的更换和风险控制工作,以
保证项目在约定的时限内完成。
1.4.2.3若报价供应商团队人员专业能力、服务态度等不满足采购人需求的,采购人有权
要求报价供应商更换团队人员,报价供应商必须无条件在3个日历日内更换到位。
1.4.2.4如发生合同5.2.2条款或5.2.3条款所约定的团队人员更换需求但报价供应商未
按前述约定要求及时完成人员更换的,每逾期一日,报价供应商须按人民币每日200元的标准
支付违约金,直至报价供应商按合同约定完成人员替换。
1.4.3服务响应时间要求
报价供应商须在采购人发出档案整理通知中约定的时间到场服务。
1.4.4交付要求
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1.4.4.1交付质量要求
报价供应商档案整理应按照国家档案局、福建省档案局相关规定、标准规范的要求执行。
包括但不限于:《档案法》《档案数字化外包安全管理规范》(档办发<2014>7号)、《档案与文件
收集利用条例》《档案著录规则》(DA/T18-
2022)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-
2016)、《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)、《档案数字化光盘标识规范》(DA/T52
2014)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)、《档案数字化操作规程纸质档案》(DB35/T
1856-2019)、《文书档案目录数据交换格式和著录细则》(DB35/T 161-
2002)、其他相关规定、标准规范。以上规定、标准规范若有更新的,报价供应商应按最新的执
行。
1.4.4.2交付时间要求
每一次档案整理服务,报价供应商均应按《档案整理服务通知书》内注明的交付时间、交
付方式及时完成交付。
除双方另有约定外,当年档案的整理服务内容最晚须在次年的9月30日前全部完成(往年
未归档的内容除外),并于2027年11月30日前完成所有工作内容。
1.4.5质量保证要求
报价供应商须提供自服务成果经采购人验收合格通过之日起为期三年的质量保证服务。
在该质量保证期内,如采购人检查中发现问题或发现服务成果存在问题的,报价供应商应于
接到采购人通知起1个日历日内赴采购人指定地点按采购人要求无偿进行整改。
1.5验收
1.5.1报价供应商保证服务成果的质量符合相关法律法规的规定及合同的约定,否则应
当承担相应的违约责任。报价供应商同意将采购人最终验收结果作为结算依据。
1.5.2报价供应商按照《档案整理服务通知书》要求按时完成本次任务交付后向采购人
提出验收申请,采购人在收到验收申请30个日历日内完成验收。
1.5.3验收标准:采购人根据合同第5条所列要求、《档案整理服务通知书》要求、及采
购文件、合同等其他要求对本次服务情况开展验收。
1.5.4验收结果运用:验收通过的,双方在验收单上签字确认。验收不通过的,采购人
有权要求报价供应商在限定期限内进行整改,整改工作不影响采购人根据合同第8条的约定
追究报价供应商的逾期责任。
1.6 结算及支付
1.6.1费用确定
付款周期内,根据验收通过及双方对账确认的报价供应商工作量结合“成交单价:‘1.
2.2项目工作量清单’中的单价最高限价*成交收费比例”据实结算。
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1.6.2付款方式:每个自然年度的12月,报价供应商根据验收通过及双方对账完成的金额
开具符合国家税法规定的等额增值税专用发票。报价供应商凭借上述发票及双方签字确认的
合同履行验收表(简要说明当期内实际完成的档案整理服务内容)等验收材料向采购人申请付
款。采购人在收到上述付款材料后30个工作日内通过银行转账方式向合同中约定的报价供应
商银行账户支付相应款项。
1.6.3若国家政策变化导致税率发生调整,双方同意自国家正式实行新税率之日后的合
同付款行为,按照合同约定的不含税价乘以(1+新税率)来计算合同含税价款,双方基于调整
后的合同含税价款来进行结算。
1.6.4报价供应商未按时出具发票、其他合同要求的付款资料的,采购人有权迟延支付费
用,直至报价供应商向采购人采购人提供符合税法要求及合同约定的发票及上述材料。报价
供应商银行账户变更的,须提前15个工作日书面告知采购人。若报价供应商未及时通知,造成
采购人向原账号付款,视为采购人已付款,所造成损失由报价供应商自行承担。
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第二部分 回复函
G6 档案整理服务”询价函我司已知悉。该项目我司报价如下:
| 序号 | 服务名称 | 预估数量 | 供应商报价（元/单 位，不含税） |
| 1 | 合同档案 | 2400卷 | 一元/卷 |
| 会计（账簿、报表）、产品档案、科研档案 、基建档案、设备档案、审计档案 | 300卷 | 元/卷 |
| 会计凭证 | 3000卷 | 元/卷 一 |
| 文书档案、专利档案、商标档案、实物档案 | 24000件 | 元/件 |
| 照片档案 | 1050张 | 元/张 |
| 2 | 档案数字化费用（包括但不限于纸质档案扫 描、挂接系统及数据备份；A3、A2及大于A2 图幅的，按相应尺寸倍数折算价格，预估数 量已包含） | 折算成A4：6 .04500页 | 元/页 (A4单面） |
注:1、以上数量为预估数量,本项目最终根据验收通过及双方对账确认的供应商工作
量及对应成交单价据实结算。
2、档案数字化按A4页面(单面)进行报价。合同履约过程中有扫描A3页面的按2张A4页
面计价,有扫描A2页面的按4张A4页面计价,有扫描A1页面的按8张A4页面计价,以此类
推。
3、此报价应包括整档耗材(包括但不限于1-5cm档案盒、0.5-2cm文书卷皮盒、2-
5cm会计凭证盒、光盘、硬盘等存储介质)、差旅、档案邮寄、档案修复等售后服务、
质量保证措施等费用,采购人不再支付任何除增值税税费以外的一切费用。
4、卷:本清单中“卷”指档案里的案卷,即由互有联系的若干文件组合而成并放入卷
夹、卷皮的档案保管单位,也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。一个案
卷号即对应为一卷。
5、件:本清单中“件”指归档文件的整理单位,以每份文件为一件,多个“件”可以
组成一个案卷。文件的“正文与定稿”视为一件、同理“正文与附件”、“原件与复制
件”、“转发文与被转发文”、“来文与复文”,分别视为一件。此外,报表、名册、
图册等每册(本)分别单独视为一件。
注:以上报价为不含税综合单价,币种为人民币。报价有效期为报价之日起至2025年0
1月31日。
如有其他要求,可在本回复函上一并列明。
报价单位联系人及联系方式:
O
报价单位(盖章):
日 期:
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